Privacy beleid

PRIVACY VERKLARING van SAHAYA-SAWES vzw

Versie 2 januari 2026

Wij respecteren uw privacy!

 

SAHAYA-SAWES vzw, gevestigd te Bloemstraat 4, 2470 Retie, met ondernemingsnummer   0430870931, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert de privacy van haar leden, vrijwilligers, partners en websitebezoekers.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

SAHAYA-SAWES vzw respecteert de privacy van persoonsgegevens en handelt steeds in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG – Verordening (EU) 2016/679).

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Contactgegevens

Als SAHAYA-SAWES VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

SAHAYA-SAWES vzw

Zetel: Bloemstraat 4, 2470 Retie

Ondernemingsnummer (KBO): 0430870931

RPR Ondernemingsbank Turnhout

E-mail: [email protected]

Telefoon: 014 32 41 60

Website: https://sahaya-sawes.org/

 

  1. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is gericht aan alle personen van wie wij gegevens verwerken: (oud-)bestuurders, leden, donateurs, sponsorouders, vrijwilligers, leveranciers, deelnemers aan activiteiten, en geïnteresseerden die contact met ons opnemen.

 

  1. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden door SAHAYA-SAWES uitsluitend verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Informatieverstrekking en communicatie: Het versturen per brief en/of e-mail van projectinformatie, activiteiten, nieuwsbrieven, uitnodigingen voor activiteiten.
  • Administratie van giften: Het verwerken van donaties en uitreiken van wettelijk verplichte fiscale attesten.
  • Sponsorschappen: Sponsorouders krijgen bovenop het bovenstaande ook brief, foto, tekening van hun sponsorkind, en e-mails van het bestuur met informatie over hun sponsorkind.
  • Organisatie van activiteiten: registtratie van deelnemers en beantwoorden van vragen
  • Subsidieaanvragen: Het voldoen aan de eisten van overheden en instanties voor projectsteun
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid voor onze projecten.

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

 

  1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Voor de bovenstaande doelstellingen beperken we de verzameling tot de gegevens die strikt noodzakelijik zijn:

  • Identificatiegegevens : aanspreektitel, naam, voornaam, en taalvoorkeur
  • Contactgegevens : Adres, telefoonnummer en e-mail adres.
  • Financiële gegevens: rekeningnummer, bedrag en datum van giften (voor boekhouding en attesten).
  • Rijksregisternummer/ondernemingsnummer: indien ons dit vrijwillig werd bezorgd. Het rijksregisternummer wordt alleen verwerkt om het te kunnen vermelden op uw fiscaal attest (indien u recht heeft op dit document en onze vereniging erkend is om dit document uit te reiken).
  • Beeldmateriaal: Foto’s of video’s tijdens activiteiten (wij vragen hiervoor uw toestemming bij gerichte beelden).
  • Interesses: Voorkeuren m.b.t. onze projecten om relevante informatie te kunnen sturen.

 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

  1. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

Wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Verwerkers (dienstverleners): Partijen die in onze opdracht gegevens beheren (zoals onze cloud-provider, webhoster, IT-beheerder of verzenddiensten voor nieuwsbrieven). Wij sluiten met hen strikte verwerkersovereenkomsten. Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • Officiële instanties: Zoals de FOD Financiën (voor fiscale attesten) of subsidiërende overheden indien wettelijk verplicht.
  • Wettelijke verplichting: Wanneer de politie of justitie dit vordert in het kader van een onderzoek.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Indien gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), gebeurt dit enkel via beveiligde kanalen met de nodige contractuele waarborgen.

 

  1. Verstrekking aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens niet met derden, tenzij:

  • Overheidsdiensten, o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, FOD Ontwikkelingssamenwerking, FOD financiën
  • Dit noodzakelijk is voor de werking van de vzw
  • Wij hiertoe wettelijk verplicht zijn

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek  (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.  In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

 

  1. Bewaartermijn

SAHAYA-SAWES bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).

We bewaren persoonsgegevens tot 10 jaar na uw laatste gift of nadat u op enige wijze actief uw interesse in onze organisatie heeft getoond.

We zullen uyw gegevens natuurlijk niet langer gebruiken indien u ons laat weten dat u dat niet meer wenst, onder voorbehoud van wat wordt gesteld onder punt 8 in deze privacyverklaring.

 

  1. Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens SAHAYA-SAWES VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

  1. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

  1. Klachten

Heeft u een vraag of klacht? Neem dan eerst contact met ons op. We zoeken graag samen naar een oplossing.

Indien u ontevreden blijft, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder: Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA),  Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, [email protected]

 

  1. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

SAHAYA-SAWES VZW kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.

Laatste update: 2 januari 2026